業務の生産性を大きく変える社員のITスキル

社員のITスキルは、業務の生産性に大きく影響します。

■ITの普及度合いに比べて、社員のITスキルは低い

ITが社会に浸透してかなり経ちました。

企業の業務でも、多くの場合で、
何らかの形でITを利用しているはずです。

しかし、ITの普及度合いと比べて
それを使う社員のITスキルは、
意外な程低いことが珍しくありません。

そして、このことを実は眼に見えないコストを
増大させている可能性があります。

少し想像していただきたいのですが、

もし、英語を使わざるを得ない業務があり、
でも英語の読み書きに難がある場合、
その業務の生産性はどうなるでしょうか?

ITスキルが未熟なまま、ITを使って業務を遂行するのは、
イメージとしてはそれに近いです。

■ITスキルの違いが生産性を格段に変える

これは実際にあった話です。

ある企業の社員がExcelを使って
業務記録用の用紙の書式を作成していました。

ところが、Excelの操作に慣れていなかったため、
書式を作成するだけで数時間かかったそうです。

内容を伺うと、Excelにある程度精通していれば、
15分程度で終わる作業でした。

他にも、沢山のデータの中から、
〇〇という文字を××に書き換える作業に、
やはり2~3時間をケースもありました。

置換という機能を知っていれば、
数秒で、しかも漏れなく正確に終えられる作業です。

知っている人間にとっては、

・え、そんなこと!?

と驚くような内容なのですが、こういったケースは、
特に小さな企業では、意外な程たくさんあります。

■教育コストか、目に見えないコストか

そもそも、社員教育の中にIT教育を組み込む余裕が無い、
といった事情もあるかとは思います。

しかし、冒頭の例であげましたが、

仮に英語が必須の業務をやらせるのに、
英語が未熟なまま、放置しておくでしょうか?

辞書を片手に業務を遂行していては、
まともな生産性は出ないでしょう。

ある程度、英語の読み書きができる社員を使うか、
そんな社員が居ないならば、教育をするのではないでしょうか。

ITスキルも同じです。

確かに、社員教育には時間とコストがかかります。

しかし、ITスキルが未熟なまま業務に当たらせるのは、
もしかしたらそれ以上に、目に見えないコストが発生しているかもしれません。

一度、そういった観点で社員のIT教育を考えてみてください。

顧客管理システムを作成しよう

ある程度、顧客や社員が増えてくると、顧客管理システムの作成が必須となってきます。

■顧客管理システムを作ると

顧客管理システムを作成するメリットは、

・顧客情報の一元管理
・属人化した顧客情報の共有

が促進されるところにあります。

社員が抱える顧客情報をそれぞれがバラバラに管理したのでは、
会社として統一性や戦略性を持った対応ができなくなってしまいます。

それどころか、担当者が不在というだけで
全く現状把握すらできなくなってしまう危険性すらあります。

顧客情報を整理し、データ化することで
一元管理と共有を実現できれば、

地に足を付けた顧客対応、営業戦略の立案が可能になります。

■顧客管理システムを作成するには

顧客管理システムを作成するためには、
いくつかクリアしなければならない課題があります。

勿論、現在、どのように顧客情報を扱っているかにもよるのですが、
まずは、社員がそれぞれに抱えている

・顧客情報
・案件情報

の2つをデータ化することから始めましょう。

ちゃんとデータ化できれば、
どの顧客に対して、どのような案件が進行中なのか
そしてその状況はどうなっているのか

かなり把握しやすくなるはずです。

勿論、一度データ化しただけではダメで、
常に最新の情報が反映され続けなければなりません。

企業の営業形態に合わせて、入力し易いシステムを導入すると同時に
各社員の入力作業が定着するよう、啓蒙していくことになります。

最初は大変かもしれませんが、一度定着すれば、
顧客に関する最新データが次々と集積、共有できるようになります。

これだけでも十分に顧客管理システムの意味はあるのですが、
更に、顧客情報を活用した業務プロセスの設計までできると
ワンランク上の営業活動も可能になるはずです。

顧客への見積を迅速に提出したり
社員同士で営業ノウハウを共有したり
顧客ごとの営業戦略を立案したりと

色々なことが可能なはずですので、積極的に活用したいところですね。

IT活用で営業ノウハウの共有

ITを活用して営業ノウハウの共有にチャレンジしましょう。

■営業ノウハウが属人化すると…

営業ノウハウが属人化していると、様々な問題が起きます。

例えば、

・できる人とできない人の差が著しく大きくなる
・優秀な営業マンが辞めると、売上の低下や得意先からのクレームが増える
・営業マンがなかなか育たない

などが考えられます。

■営業日報の共有からチャレンジ

営業ノウハウも情報ですので、ITを活用して上手く共有することが可能です。

一番オーソドックスな方法は、営業日報の共有でしょうか。

日報をITで共有すると、結構色々なことができるようになります。

例えば、優秀な営業マンであるAさんがいるとします。

営業日報がITで共有されていれば、

Aさんがある特定の企業に対してどのようにアプローチしていったか、
時系列に参照することができます。

あるいは、全社的に業績が落ちている時期に、
Aさんがどのように営業活動を展開していたかも参照できます。

他にも、得意先になった顧客と、そうならなかった顧客とで、
営業活動にどのような違いがあったか…といった情報も得られます。

こういった情報をITを使わずに共有、分析するのは、
かなり困難なことでしょう。

■IT活用で営業ノウハウを共有するには

IT化自体は業者にお願いするとしても、
最低限決めておきたいことは、

・共有、蓄積した営業ノウハウを、どのように参照したいのか?

です。

例えば、

・顧客と営業担当者の組み合わせで検索したい

とか

・ある顧客への営業履歴を一覧でみたい

とか

・ある製品に対して営業マンがヒアリングしてきた要望、クレームが知りたい

などです。

完璧でなくても結構ですので、ある程度は決めておいてください。

何故なら、欲しい結果を先に決めておかないと、

『とりあえずIT化しました、でも役に立ちませんでした…』

ということになりかねないからです。

ITを活用した営業ノウハウ共有には、大きなメリットがあります。

しかし、そのメリットも、
どのような成果が欲しいのかを決めておかなければ、
得ることはできないのです。

なるべく簡単にシステム導入するために

業務システムなどを導入するのは、結構大変なことです。
業務分析、業者の選定、予算、社員の教育…やることは沢山あります。

ですので、なるべく無駄な作業はしたくないところですよね。

そこで、システムを導入することが決まった後、
どういったところに力を注ぐと、なるべく簡単に導入できるのか…

それについて説明します。

■とことん考え抜くことに手を抜かない

システム導入にあたって最も重要なこと
それは

・何を実現するかを明確に決め、それが業者に
できる限り正しく伝わるようにすること

です。

システム導入の初期段階であればあるほど、手を抜いてはいけません。

例えば、業務システムの開発などでは、一般的に次のような手順で進みます。

・要件定義
・基本設計(外部設計)
・詳細設計(内部設計)
・構築
・テスト
・導入

なぜ、初期段階ほど手を抜いてはいけないのかというと
それは修正にかかる時間と労力、コストが圧倒的に異なるからです。

要件定義段階で修正すれば1の労力・コストで済んたものが
テスト段階までいってしまうと、100の労力・コストになります。
(場合によってはそれ以上)

実際に作ってみないと分からないことというのもありますが
初期段階で修正できるものはしておきたいところです。

経験上、要件定義~基本設計がしっかりとできた開発は、その後の流れが非常に順調です。

簡単にシステム導入したいのであれば、
初期段階でとことんまで考え抜くようにしてください。

システム導入が成功するか否かは、その初期段階において8割方決まる。

もしかしたら言い過ぎかもしれませんが、
そのくらいの心構えでいた方が、上手くいくでしょう。

■失敗するパターン

とことんまで考え抜くのは大変です。

しかも、最初に手を抜いても、何か起こるわけではありません。

最初に手を抜いたことが実際に影響し始めるのは、
テストをしている時だったり、導入後だったりします。

だから、ついつい手を抜いてしまいがちなのです。

しかもシステム導入のプロである業者を雇っていると、

・プロなんだから任せるよ。後は頼んだ。

といった考えが浮かんできたりします。

しかし、これはとても危険です。

もし、家を建てるときだったらどうでしょうか。

建築士さんに、後は任せた!とするでしょうか?

自分たちが長年住む家ですから、ああでもない、こうでもないと
一生懸命考えるのだと思います。

システム導入もそれと同じです。

何を作るか。

それを決められるのは、導入する側の企業なのです。

どうやって実現するかは、業者に任せれば良いでしょう。

ですので、そこに至るまでは、とことん考え抜いてください。

システム導入で発注側が心がけること

システム導入で発注側の企業に、気を付けて欲しいことがあります。

ここをちゃんとやらないがために
どれだけしっかりと計画しても、どれだけ良い業者を使っても
システム導入が上手くいかなくなることがあります。

それは
システムの仕様を決める
ということです。

どのようなシステムにするのか、それを決めることは
システム導入のプロジェクトにおいて、発注側の最大の責務です。

システム導入によって、どのようなことを実現したいのかは
発注側の企業にしか分かりません。

どう実現するかは、開発のプロである業者に任せれば良いですが
その業者に力を発揮してもらうために、大小様々な決定をする必要があります。

もし、なかなか仕様が決まらなかった場合
システム導入のプロジェクトにどのような影響が起きるか
簡単に説明しておきます。

通常、システム導入のスケジュールに余裕があることは
あまりありません。

順調に推移してギリギリ、ならまだ良い方で
どこかで無理をしなければ間に合わない、というケースが多いです。

仕様が決まらなければ、業者側にとっては何を作ればいいのか分かりません。

これは、スケジュールがギリギリという状況においては
場合によっては致命的な問題になることがあります。

これが待てるギリギリ、というタイムリミットを越えても決まらなかった場合
突貫での開発作業になってしまい、品質を低下させます。

導入直前のテストや導入後にエラーが頻発したり
とにかく動かすことが主目的になって使い勝手まで気が回らなくなったりと

この状況で良いシステムが出来上がることはあまりありません。

折角、安くない費用を投資してシステムを作るのですから
使い勝手の良い、役に立つシステムを導入したいところですよね。

ですから、迅速に意思決定していくためにも
発注側の企業として、システムの仕様について
誰に決定権を持たせるのかはっきりとさせておきましょう。

システム担当者に実質的な決定権を与えていないがために
ずるずると先延ばしになることがありますので。

また、決定する立場になったとしたら
決定することをあまり恐れないでください。

一度決めたからといって、絶対に変えられない訳ではありません。

もちろん、しっかりと考えぬいて
その場ではベターな決定をしていただく必要はありますが

後からどうしても変更せざるを得なくなることは、やはりあります。

その場合は、変更の目的を明確にして、業者側と相談してください。

嫌な顔をする業者もいるかもしれませんが
良いシステムを作りたいと考えている業者なら
どうすれば良いか真剣に考えてくれます。

変更の目的が明確なら、より良い代替案を出してくれることもあります。

発注側と開発側は敵同士ではありません。

より良いシステム導入を果たすために
互いに協力しあうWin-Winのパートナーなのです。

見える化がIT導入による業務改善に繋がる

見えないもの、測定できないものは改善することはできません。
会社の業務も同じです。
IT導入などで業務を改善したいなら、まずは業務の可視化から。

■業務改善の戦略を練るために
戦略とは、あるべき姿(目標)と現状のギャップを、
どうやって埋めていくのかを決めることです。

業務を改善するのも、考え方は同じです。

現在の業務を、あるべき姿へと改善することになります。

ですから、まず着手すべきなのは、
現在の業務をしっかりと把握することなのです。

Excelの表でも、業務フローでも、付箋紙でも構いませんので、
とにかく現状の業務を見える化することから始めましょう。

現状把握とあるべき姿を決めること。

それがなければ、本当の問題や課題も見えてきません。

ただ、闇雲に改善してみた、ということにも成りかねません。

IT導入以前の問題ですので、しっかりと取り組んでください。

■何を見える化すべきか?
では、業務の現状を把握するために、
どんなものを見える化すればいいのでしょうか?

色々な手法はあるかと思いますが、
次のことを把握しておくと改善しやすくなるはずです。

・業務がスタートするきっかけ(Aさんに依頼された時、月末等)
・業務で利用する情報(Aさんから受け取った帳票等)
・業務からアウトプットされる情報(Bさんに集計表を渡す等)
・主な業務の内容
・誰が担当している業務か
・業務上の困りごと

■どういったところにITを導入すべきか?
では、実際に業務の改善方針を決める際、
どういったところにITを導入すると良いでしょうか。

ITの特性が生かすためにも、
次のような点を考慮してください。

・繰り返し同じ情報を生産しているところ
・大量の計算、複雑な計算が発生しているところ
・時間、場所の都合により情報の流れが滞っているところ
・可能な限り早いタイムスパンで情報を取得したいところ

いずれも、ITをうまく導入できれば、
業務を効率化できたら、素早い意思決定の役に立つところです。

azure上にlaravelを構築

<App Serviceの環境設定>
プラン:Free: 0 S
PHP のバージョン:7.2
HTTP バージョン:2.0
mysql:MySQL In App
拡張機能:Composer

今回、使うのは、App Serviceのみです。(Freeプラン)

<MySQL In App>
MySQLのポート番号、ID、パスワードはこちらのファイルを参照下さい。
D:\home\data\mysql\MYSQLCONNSTR_localdb.txt

確認するにはポータルからApp Serviceの
「高度なツール」移動をクリック ⇒「Debug console」プルダウン CMD を選択
でDOS窓が使えます。

<laravelの設定>
ローカルで開発したプロジェクトを
D:\home\site\wwwroot
にディレクトリごとコピーします。

laravelプロジェクトのディレクトリごとzipにしてftpsでファイル転送後
zipを解凍。(解凍は、unzipコマンド)

プロジェクト/public/の
index.php と web.config を
D:\home\site\wwwroot
にコピーします。

index.php 2行を編集
require __DIR__.’/プロジェクト/vendor/autoload.php’;
$app = require_once __DIR__.’/プロジェクト/bootstrap/app.php’;

”プロジェクト”の部分は、実際のディレクトリに書き換えて下さい。

それからmysqlの設定を反映
プロジェクト直下にある .env を編集します。

DB_PORT=ポート番号
DB_DATABASE=データベース名
DB_USERNAME=ユーザID
DB_PASSWORD=パスワード

MySQL In Appにデータベースは予め作成しておいて下さい。

設定はこれだけです。
App Serviceを再起動したら完了です。

アクセスするURLは、App Serviceの概要にURLが記載されています。

注意)
MySQL In Appは、サーバにリクエストがないとインスタンスが停止しているみたいですので
初回のレスポンスが少々時間がかかります。
バックアップと復元の機能はStandard または Premium 以上のサービスプランが必要です。

低予算でシステム導入したい中小企業の最初の一歩

低予算でシステム導入するために、まず考えておきたいことについて書きます。

中小零細企業で、何とかうちもシステム導入して
業務を効率化したいとお考えの経営者、システム担当者の方は
結構たくさんいらっしゃるかと思います。

まず、システム導入にあたってやらないでいただきたいのは
「大々的に業務全体を一気にシステム化すること」です。

大きなシステム導入をやろうとすると
次のような手順を踏んでいくことになります。

・経営戦略やIT戦略を明確化し、IT化計画に落し込む
・現状の業務フローとあるべき姿の業務フローを作成する
・システム導入の範囲を決め、要件を明確にする
・業者に見積依頼し、発注先を選定する
・システムを開発する
・作業担当者を教育する
・現状のデータを新システムに移行する
・テスト運用を経て、本番運用を開始する

これだけのことをやれる予算と体力があるなら
是非、やってください。

ただ、低予算に抑えないといけないし
システム導入に避ける人的要員もあまり…

という状態でしたら、こういったプロセスは避けた方が良いです。

ITシステムの活用の仕方は、大小様々です。

低予算に押さえて、極一部分に導入するだけでも
解決したい問題によっては十分に効果を発揮します。

まずは、
・紙に記入した値の集計が大変だ
・大量の書類から過去の資料を探すのに時間がかかっている
・何度も同じことをExcelやWordに記入している

といった現場レベルの困りごとを探して
限定的なシステム導入を検討するのが良いでしょう。

最初は低予算で導入し、システムとの付き合い方が慣れてきたら
もう少しだけ本格的なシステム導入を検討すれば良いです。

ITを活用して顧客満足度を高める

ITを上手く活用することで
短期的にも長期的にも顧客満足度を高める原動力とすることが可能です。

もちろん、前提として
そもそも顧客に対してどのような姿勢で望むのか
という基本的な部分はあるのですが、、、

ITは、上手く活用できれば、顧客満足度を高めるための有効な道具となります。

■顧客が不満を持つケース

顧客が企業に対して不満を持つケースは多々ありますが
ITを活用して解消できそうなケースとして
次のようなものが考えられます。

・レスポンスが遅い
・情報が共有されておらず、何度も同じ説明をさせられる
・サービスや商品の価格が高い

■顧客へのレスポンス速度を改善する

情報共有のスピードが遅いために
顧客にレスポンスを返すのに時間がかかってしまうことがあります。

申請・承認に時間がかかったり
必要な情報を得るのに時間がかかったり

ITを活用すれば、情報の共有について時間と場所の制約が無くなります。

客先からすぐに見積の承認申請をし
それを閲覧した上司が出張先から承認する。
といったことは比較的簡単なことです。

あるいは、掲示板などを活用して、
営業担当者から技術部へ質問し、すぐに回答をもらう、
といったことも可能でしょう。

また、一度こういったやり取りがあった事自体が共有されれば
それを検索すれば事足りますので、次からいちいち質問する必要もありません。

■顧客情報を共有する

顧客情報の共有が徹底されていないと、

・同じ見込客に違う担当者から何度も営業の電話をかける
・顧客の問い合わせを他部署に回した際、顧客に同じ説明を何度もさせた
・担当者が不在で、返答することができなかった

といった問題が発生します。

これらは、ITが無くても密にコミュニケーションすることで、
ある程度は解消できる問題です。

しかし、ITを使えば、それがより簡単になります。

顧客管理システムを導入することで、
顧客情報や案件情報、やり取りの履歴、課題等を
分かりやすく共有することが可能です。

共有されたデータベースを見ながら対応することで
顧客側の負担を軽減することが可能でしょう。

■サービスや商品の価格を下げられる

ITを前提とした業務プロセスを設計することで、
時にコストと時間を大幅に削減することができます。

コストが削減できれば、当然利益率も上がるのですが
それを価格へ反映させて顧客満足度の向上に繋げることも可能です。

少し長期的な視点での改善になるかもしれませんが
地道に、そして継続的に業務効率を積み重ねていくと
結果として、他者が追随できないような質と価格を実現できることもあります。

ここにあげた以外にも、ITの活用の仕方は様々です。

是非、ITを顧客の満足度向上に繋げ、ライバルに差をつけましょう!

中小企業のシステム導入時における困りごと

中小企業において本格的にシステム導入を検討する場合、
担当者を任命することになるかと思いますが、

システム担当者が「困ったことになるポイント」について説明します。

システム導入に失敗しないためにも、
特に中小企業において重要だと思われるポイントですので、
是非、今のうちに目を通しておいてください。

システム導入に伴う企業側の作業は、
特にその序盤において負担の高いものになります。

社内の業務の現状を分析したり、
どの辺をシステム化すれば効果が高くなるのか検討したり、
予算の調整、業者の選定など、沢山やるべきことがあります。

大企業だと専任でプロジェクトを起ち上げ、
複数のメンバーで分担することも可能でしょうが、
中小企業だと、なかなかそこまではできません。

専任の担当者を一人置ければ良い方で、
実際は通常の業務を兼務したまま、
システム導入も担当することになるのが殆どでしょう。

人的リソースが豊富に無い中小企業においては、
ある程度は仕方の無いことだと思います。

しかし、であるからこそ、システム導入の担当者が、
効率良く動けるようにサポートして欲しいと思います。

特に以下の点について考慮すると、
システム導入の担当者も動きやすくなると思います。

・定型業務などの代替可能な業務については、
 事務作業を担当する社員などにある程度肩代わりさせる。

・部署間の調整が必要なケースで利害が対立することもあるため、
 事前にシステム導入の目的をトップダウンで伝える。
 可能なら、繰り返し伝える。

特に後者は重要だと思います。

システム導入の担当者の地位や発言力が強い場合は大丈夫でしょうが、
そうでない場合は、部署間の利害が対立した時に調整に苦労します。

下手したら、各部署に配慮した結果、
玉虫色的な本来の目的を果たし得ないシステムになることも。

予め、システム導入の目的についてトップダウンで共有しておくことで、
利害が対立したときの、妥当で説得力のある判断基準ができます。

この辺りは中小企業の身軽さがメリットになりますので、
しっかりと、何を目的としたシステム導入なのか、
主要な幹部クラスの社員が共有できるようにしましょう。