作者別: rootlogicjapan

システム化は社内の事務処理を統一するきっかけになります。

不思議なことですが、同じ事務処理にも関わらず、部署が変わると、
そのやり方や使用している書式などが異なるケースがあります。

例えば、予算執行の稟議にしても、
ある部署ではしっかりと精査されているが、
別の部署ではあいまいに処理されていたり。

稟議以外にも、

・勤怠管理
・有給の届出
・人事評価
・出張費管理

など様々な事務処理で同様のことが起こっているようです。

場合によっては、その部署の創意工夫の結果、
違ったやり方に落ち着いていることもありますので、
統一できていないことが必ずしも悪いわけではありません。

しかし、あまりにも瑣末なことが違っていたり、
全く独自のやり方を採用していたりすると、
部署異動の際などに、本質的ではない部分の再教育が必要となり、
あまり効率的とは言えません。

企業として、競争力に繋がる本質的な部分に注力するためにも、
定型的な事務処理などは、全社で統一し、
効率良く運用していく方が望ましいでしょう。

現在、各部署で事務処理が統一出来ていない場合は、
システム化はその統一のための1つのきっかけとなります。

事務処理をシステム化しようとすれば、

・どのような承認ルートなのか（ワークフロー）
・どのような書式を使うのか

をはっきりとさせなければなりません。
（システム化の内容にもよりますが）

もし、事務処理のシステム化を検討されているのであれば、
やり方や書式を統一する良い機会と言えるでしょう。

定型業務は可能な限り統一し、
システムによって自動化できるものは自動化し、
些末なことで足を引っ張られないようにしましょう！

ITシステムによって事務作業を迅速化するポイントについて説明します。

ITシステムを上手く活用すれば
事務作業のネックを解消して迅速化できるだけでなく
従来は労力と時間の関係で諦めていたことも実現可能になります。

上手くITシステムを活用するためのポイントを解説します。

まず、ITシステムを使わない場合、
事務作業にどんなネックがあるのでしょうか？

よくありがちなのが、

・帳票Aの一部を帳票Bに転記しなくてはいけなくて、毎回手間がかかって仕方がない

・書類を作って他部署に回すのだけど、回した先の部署でも、その書類を見ながら、
　同じ情報を記述・入力しなくてはならない

・人の手によって転記するので、どうしても転記ミスや計算ミスなどが発生してしまう

といった問題です。

こういった問題をITシステムで解消することで、事務作業を迅速化することができます。

このようなケースでITシステムを導入する場合、まず企業の事務作業で必要となる業務データを一括で管理できるようにデータベース化します。

企業全体で共有するデータベースができると一度入力した情報が蓄積されますので
その情報を読み込むことで、いちいち何度も同じ情報を入力する必要がなくなります。

例え部署が違ったとしても同じデータベースを参照するITシステムがあれば片方が入力した情報をもう一方が瞬時に読み取ることができるようになりますので手で入力・記述するのに比べると、事務作業は圧倒的に迅速化されます。

計算などもITシステムで自動化できますので入力ミス・計算ミスなどのケアレスミスも防ぐことができます。

また、事務作業の迅速化だけでなく、これまで労力の関係で実現できていなかった
業務データの集計、分析も可能になります。

上手く情報を分析することができれば、

・週次や月次で事業の状況を把握できる

・今後の事業戦略を立案する際の参考にできる

・人事評価の参考データとして利用できる

といったように、大いに役に立つでしょう。

ITシステムを導入し、業務データが電子化されると単に事務作業を迅速化する以外にも情報を有効活用し、企業の成長を加速させることが可能となります。

数人規模で事業を運営している場合はともかく、企業がある程度の規模になってきたら是非、業務データのデータベース化を検討してみてください。

ITを使って事務処理の効率化を低予算で実現する方法をお伝えします。

システム導入というと、かなり大掛かりなものに聞こえてしまいますが、
もっと身近なところから少しずつIT化していくことも可能です。

中でも一番使い勝手が良いのが、マイクロソフトのExcelを使った方法でしょう。

上手く使えば、低予算で担当者レベルの事務処理を効率化することができます。
効率化だけでなく、不要なケアレスミスを防ぐことも可能です。

特に、今、紙の帳票を使って手作業で計算をしたり
複数の帳票間の整合性チェックを手動で行っている場合などには
かなり有効な手段だと思います。

例えば、勤怠表なども
1月分の時間内・時間外・深夜の労働時間などが自動で計算されれば
月々の締め処理が楽になるかと思います。

この程度であれば、Excelで勤怠表の書式を作り、計算式を埋め込むだけで完成です。

分かっている人がやれば、1時間もかからない作業でしょう。

また、専門家に頼まなくても少しコンピュータに詳しそうな人であれば、
本屋で入門書籍を買ってくれば、さほど時間はかからずにできるようになります。

単純すぎるほどの例ですが、
低予算で事務処理を効率化するための
最初の一歩だと言えます。

更に、VBAというExcelを自動操作するための仕組みを使えば、
もっと様々なことができるようになります。

・見積書や注文書、請求書を作成する
・月々の売上や経費を集計し、レポート化する
・複数の帳票にまたがって、互いの数値の整合性を自動チェックする

これらはほんの一例です。

アイデア次第で、本当に沢山のことが実現できます。

ただ、この辺りまでくると、
プログラミングをしなければなりませんので、
自信がなければ専門家にお願いするのが良いと思います。

それでも通常のシステム導入に比べれば、
かなりの低予算で事務処理を効率化できるでしょうから、
費用対効果も高いはずです。

さて一方で、Excelだけではなかなか上手くいかないケースもあります。

例えば、部署間でデータをやり取りしなければならない場合や、
顧客データなど複数の部署で共通して扱う情報がある場合、
大量のデータを蓄積・分析・集計する場合などです。

これらのケースでは、さすがにExcelでは力不足ですので本格的なシステム導入を計画してください。

Excelでできることは、
あくまで「一人の担当者に閉じた作業の効率化」と考えると
バランスが良いかと思います。

如何でしょうか。

IT化が少しは身近に感じられたでしょうか？

担当者レベルの事務処理であれば、
低予算あるいは無料で効率化出来ますので、
是非、検討してみてください。

社員のITスキルは、業務の生産性に大きく影響します。

■ITの普及度合いに比べて、社員のITスキルは低い

ITが社会に浸透してかなり経ちました。

企業の業務でも、多くの場合で、
何らかの形でITを利用しているはずです。

しかし、ITの普及度合いと比べて
それを使う社員のITスキルは、
意外な程低いことが珍しくありません。

そして、このことを実は眼に見えないコストを
増大させている可能性があります。

少し想像していただきたいのですが、

もし、英語を使わざるを得ない業務があり、
でも英語の読み書きに難がある場合、
その業務の生産性はどうなるでしょうか？

ITスキルが未熟なまま、ITを使って業務を遂行するのは、
イメージとしてはそれに近いです。

■ITスキルの違いが生産性を格段に変える

これは実際にあった話です。

ある企業の社員がExcelを使って
業務記録用の用紙の書式を作成していました。

ところが、Excelの操作に慣れていなかったため、
書式を作成するだけで数時間かかったそうです。

内容を伺うと、Excelにある程度精通していれば、
15分程度で終わる作業でした。

他にも、沢山のデータの中から、
〇〇という文字を××に書き換える作業に、
やはり2～3時間をケースもありました。

置換という機能を知っていれば、
数秒で、しかも漏れなく正確に終えられる作業です。

知っている人間にとっては、

・え、そんなこと！？

と驚くような内容なのですが、こういったケースは、
特に小さな企業では、意外な程たくさんあります。

■教育コストか、目に見えないコストか

そもそも、社員教育の中にIT教育を組み込む余裕が無い、
といった事情もあるかとは思います。

しかし、冒頭の例であげましたが、

仮に英語が必須の業務をやらせるのに、
英語が未熟なまま、放置しておくでしょうか？

辞書を片手に業務を遂行していては、
まともな生産性は出ないでしょう。

ある程度、英語の読み書きができる社員を使うか、
そんな社員が居ないならば、教育をするのではないでしょうか。

ITスキルも同じです。

確かに、社員教育には時間とコストがかかります。

しかし、ITスキルが未熟なまま業務に当たらせるのは、
もしかしたらそれ以上に、目に見えないコストが発生しているかもしれません。

一度、そういった観点で社員のIT教育を考えてみてください。

ある程度、顧客や社員が増えてくると、顧客管理システムの作成が必須となってきます。

■顧客管理システムを作ると

顧客管理システムを作成するメリットは、

・顧客情報の一元管理
・属人化した顧客情報の共有

が促進されるところにあります。

社員が抱える顧客情報をそれぞれがバラバラに管理したのでは、
会社として統一性や戦略性を持った対応ができなくなってしまいます。

それどころか、担当者が不在というだけで
全く現状把握すらできなくなってしまう危険性すらあります。

顧客情報を整理し、データ化することで
一元管理と共有を実現できれば、

地に足を付けた顧客対応、営業戦略の立案が可能になります。

■顧客管理システムを作成するには

顧客管理システムを作成するためには、
いくつかクリアしなければならない課題があります。

勿論、現在、どのように顧客情報を扱っているかにもよるのですが、
まずは、社員がそれぞれに抱えている

・顧客情報
・案件情報

の2つをデータ化することから始めましょう。

ちゃんとデータ化できれば、
どの顧客に対して、どのような案件が進行中なのか
そしてその状況はどうなっているのか

かなり把握しやすくなるはずです。

勿論、一度データ化しただけではダメで、
常に最新の情報が反映され続けなければなりません。

企業の営業形態に合わせて、入力し易いシステムを導入すると同時に
各社員の入力作業が定着するよう、啓蒙していくことになります。

最初は大変かもしれませんが、一度定着すれば、
顧客に関する最新データが次々と集積、共有できるようになります。

これだけでも十分に顧客管理システムの意味はあるのですが、
更に、顧客情報を活用した業務プロセスの設計までできると
ワンランク上の営業活動も可能になるはずです。

顧客への見積を迅速に提出したり
社員同士で営業ノウハウを共有したり
顧客ごとの営業戦略を立案したりと

色々なことが可能なはずですので、積極的に活用したいところですね。

ITを活用して営業ノウハウの共有にチャレンジしましょう。

■営業ノウハウが属人化すると…

営業ノウハウが属人化していると、様々な問題が起きます。

例えば、

・できる人とできない人の差が著しく大きくなる
・優秀な営業マンが辞めると、売上の低下や得意先からのクレームが増える
・営業マンがなかなか育たない

などが考えられます。

■営業日報の共有からチャレンジ

営業ノウハウも情報ですので、ITを活用して上手く共有することが可能です。

一番オーソドックスな方法は、営業日報の共有でしょうか。

日報をITで共有すると、結構色々なことができるようになります。

例えば、優秀な営業マンであるAさんがいるとします。

営業日報がITで共有されていれば、

Aさんがある特定の企業に対してどのようにアプローチしていったか、
時系列に参照することができます。

あるいは、全社的に業績が落ちている時期に、
Aさんがどのように営業活動を展開していたかも参照できます。

他にも、得意先になった顧客と、そうならなかった顧客とで、
営業活動にどのような違いがあったか…といった情報も得られます。

こういった情報をITを使わずに共有、分析するのは、
かなり困難なことでしょう。

■IT活用で営業ノウハウを共有するには

IT化自体は業者にお願いするとしても、
最低限決めておきたいことは、

・共有、蓄積した営業ノウハウを、どのように参照したいのか？

です。

例えば、

・顧客と営業担当者の組み合わせで検索したい

とか

・ある顧客への営業履歴を一覧でみたい

とか

・ある製品に対して営業マンがヒアリングしてきた要望、クレームが知りたい

などです。

完璧でなくても結構ですので、ある程度は決めておいてください。

何故なら、欲しい結果を先に決めておかないと、

『とりあえずIT化しました、でも役に立ちませんでした…』

ということになりかねないからです。

ITを活用した営業ノウハウ共有には、大きなメリットがあります。

しかし、そのメリットも、
どのような成果が欲しいのかを決めておかなければ、
得ることはできないのです。

業務システムなどを導入するのは、結構大変なことです。
業務分析、業者の選定、予算、社員の教育…やることは沢山あります。

ですので、なるべく無駄な作業はしたくないところですよね。

そこで、システムを導入することが決まった後、
どういったところに力を注ぐと、なるべく簡単に導入できるのか…

それについて説明します。

■とことん考え抜くことに手を抜かない

システム導入にあたって最も重要なこと
それは

・何を実現するかを明確に決め、それが業者に
できる限り正しく伝わるようにすること

です。

システム導入の初期段階であればあるほど、手を抜いてはいけません。

例えば、業務システムの開発などでは、一般的に次のような手順で進みます。

・要件定義
・基本設計（外部設計）
・詳細設計（内部設計）
・構築
・テスト
・導入

なぜ、初期段階ほど手を抜いてはいけないのかというと
それは修正にかかる時間と労力、コストが圧倒的に異なるからです。

要件定義段階で修正すれば１の労力・コストで済んたものが
テスト段階までいってしまうと、１００の労力・コストになります。
（場合によってはそれ以上）

実際に作ってみないと分からないことというのもありますが
初期段階で修正できるものはしておきたいところです。

経験上、要件定義～基本設計がしっかりとできた開発は、その後の流れが非常に順調です。

簡単にシステム導入したいのであれば、
初期段階でとことんまで考え抜くようにしてください。

システム導入が成功するか否かは、その初期段階において8割方決まる。

もしかしたら言い過ぎかもしれませんが、
そのくらいの心構えでいた方が、上手くいくでしょう。

■失敗するパターン

とことんまで考え抜くのは大変です。

しかも、最初に手を抜いても、何か起こるわけではありません。

最初に手を抜いたことが実際に影響し始めるのは、
テストをしている時だったり、導入後だったりします。

だから、ついつい手を抜いてしまいがちなのです。

しかもシステム導入のプロである業者を雇っていると、

・プロなんだから任せるよ。後は頼んだ。

といった考えが浮かんできたりします。

しかし、これはとても危険です。

もし、家を建てるときだったらどうでしょうか。

建築士さんに、後は任せた！とするでしょうか？

自分たちが長年住む家ですから、ああでもない、こうでもないと
一生懸命考えるのだと思います。

システム導入もそれと同じです。

何を作るか。

それを決められるのは、導入する側の企業なのです。

どうやって実現するかは、業者に任せれば良いでしょう。

ですので、そこに至るまでは、とことん考え抜いてください。

システム導入で発注側の企業に、気を付けて欲しいことがあります。

ここをちゃんとやらないがために
どれだけしっかりと計画しても、どれだけ良い業者を使っても
システム導入が上手くいかなくなることがあります。

それは
・システムの仕様を決める
ということです。

どのようなシステムにするのか、それを決めることは
システム導入のプロジェクトにおいて、発注側の最大の責務です。

システム導入によって、どのようなことを実現したいのかは
発注側の企業にしか分かりません。

どう実現するかは、開発のプロである業者に任せれば良いですが
その業者に力を発揮してもらうために、大小様々な決定をする必要があります。

もし、なかなか仕様が決まらなかった場合
システム導入のプロジェクトにどのような影響が起きるか
簡単に説明しておきます。

通常、システム導入のスケジュールに余裕があることは
あまりありません。

順調に推移してギリギリ、ならまだ良い方で
どこかで無理をしなければ間に合わない、というケースが多いです。

仕様が決まらなければ、業者側にとっては何を作ればいいのか分かりません。

これは、スケジュールがギリギリという状況においては
場合によっては致命的な問題になることがあります。

これが待てるギリギリ、というタイムリミットを越えても決まらなかった場合
突貫での開発作業になってしまい、品質を低下させます。

導入直前のテストや導入後にエラーが頻発したり
とにかく動かすことが主目的になって使い勝手まで気が回らなくなったりと

この状況で良いシステムが出来上がることはあまりありません。

折角、安くない費用を投資してシステムを作るのですから
使い勝手の良い、役に立つシステムを導入したいところですよね。

ですから、迅速に意思決定していくためにも
発注側の企業として、システムの仕様について
誰に決定権を持たせるのかはっきりとさせておきましょう。

システム担当者に実質的な決定権を与えていないがために
ずるずると先延ばしになることがありますので。

また、決定する立場になったとしたら
決定することをあまり恐れないでください。

一度決めたからといって、絶対に変えられない訳ではありません。

もちろん、しっかりと考えぬいて
その場ではベターな決定をしていただく必要はありますが

後からどうしても変更せざるを得なくなることは、やはりあります。

その場合は、変更の目的を明確にして、業者側と相談してください。

嫌な顔をする業者もいるかもしれませんが
良いシステムを作りたいと考えている業者なら
どうすれば良いか真剣に考えてくれます。

変更の目的が明確なら、より良い代替案を出してくれることもあります。

発注側と開発側は敵同士ではありません。

より良いシステム導入を果たすために
互いに協力しあうWin-Winのパートナーなのです。

見えないもの、測定できないものは改善することはできません。
会社の業務も同じです。
IT導入などで業務を改善したいなら、まずは業務の可視化から。

■業務改善の戦略を練るために
戦略とは、あるべき姿（目標）と現状のギャップを、
どうやって埋めていくのかを決めることです。

業務を改善するのも、考え方は同じです。

現在の業務を、あるべき姿へと改善することになります。

ですから、まず着手すべきなのは、
現在の業務をしっかりと把握することなのです。

Excelの表でも、業務フローでも、付箋紙でも構いませんので、
とにかく現状の業務を見える化することから始めましょう。

現状把握とあるべき姿を決めること。

それがなければ、本当の問題や課題も見えてきません。

ただ、闇雲に改善してみた、ということにも成りかねません。

IT導入以前の問題ですので、しっかりと取り組んでください。

■何を見える化すべきか？
では、業務の現状を把握するために、
どんなものを見える化すればいいのでしょうか？

色々な手法はあるかと思いますが、
次のことを把握しておくと改善しやすくなるはずです。

・業務がスタートするきっかけ（Aさんに依頼された時、月末等）
・業務で利用する情報（Aさんから受け取った帳票等）
・業務からアウトプットされる情報（Bさんに集計表を渡す等）
・主な業務の内容
・誰が担当している業務か
・業務上の困りごと

■どういったところにITを導入すべきか？
では、実際に業務の改善方針を決める際、
どういったところにITを導入すると良いでしょうか。

ITの特性が生かすためにも、
次のような点を考慮してください。

・繰り返し同じ情報を生産しているところ
・大量の計算、複雑な計算が発生しているところ
・時間、場所の都合により情報の流れが滞っているところ
・可能な限り早いタイムスパンで情報を取得したいところ

いずれも、ITをうまく導入できれば、
業務を効率化できたら、素早い意思決定の役に立つところです。