システム化は社内の事務処理を統一するきっかけになります。
不思議なことですが、同じ事務処理にも関わらず、部署が変わると、
そのやり方や使用している書式などが異なるケースがあります。
例えば、予算執行の稟議にしても、
ある部署ではしっかりと精査されているが、
別の部署ではあいまいに処理されていたり。
稟議以外にも、
・勤怠管理
・有給の届出
・人事評価
・出張費管理
など様々な事務処理で同様のことが起こっているようです。
場合によっては、その部署の創意工夫の結果、
違ったやり方に落ち着いていることもありますので、
統一できていないことが必ずしも悪いわけではありません。
しかし、あまりにも瑣末なことが違っていたり、
全く独自のやり方を採用していたりすると、
部署異動の際などに、本質的ではない部分の再教育が必要となり、
あまり効率的とは言えません。
企業として、競争力に繋がる本質的な部分に注力するためにも、
定型的な事務処理などは、全社で統一し、
効率良く運用していく方が望ましいでしょう。
現在、各部署で事務処理が統一出来ていない場合は、
システム化はその統一のための1つのきっかけとなります。
事務処理をシステム化しようとすれば、
・どのような承認ルートなのか(ワークフロー)
・どのような書式を使うのか
をはっきりとさせなければなりません。
(システム化の内容にもよりますが)
もし、事務処理のシステム化を検討されているのであれば、
やり方や書式を統一する良い機会と言えるでしょう。
定型業務は可能な限り統一し、
システムによって自動化できるものは自動化し、
些末なことで足を引っ張られないようにしましょう!