作者別: rootlogicjapan

見えないもの、測定できないものは改善することはできません。
会社の業務も同じです。
IT導入などで業務を改善したいなら、まずは業務の可視化から。

■業務改善の戦略を練るために
戦略とは、あるべき姿（目標）と現状のギャップを、
どうやって埋めていくのかを決めることです。

業務を改善するのも、考え方は同じです。

現在の業務を、あるべき姿へと改善することになります。

ですから、まず着手すべきなのは、
現在の業務をしっかりと把握することなのです。

Excelの表でも、業務フローでも、付箋紙でも構いませんので、
とにかく現状の業務を見える化することから始めましょう。

現状把握とあるべき姿を決めること。

それがなければ、本当の問題や課題も見えてきません。

ただ、闇雲に改善してみた、ということにも成りかねません。

IT導入以前の問題ですので、しっかりと取り組んでください。

■何を見える化すべきか？
では、業務の現状を把握するために、
どんなものを見える化すればいいのでしょうか？

色々な手法はあるかと思いますが、
次のことを把握しておくと改善しやすくなるはずです。

・業務がスタートするきっかけ（Aさんに依頼された時、月末等）
・業務で利用する情報（Aさんから受け取った帳票等）
・業務からアウトプットされる情報（Bさんに集計表を渡す等）
・主な業務の内容
・誰が担当している業務か
・業務上の困りごと

■どういったところにITを導入すべきか？
では、実際に業務の改善方針を決める際、
どういったところにITを導入すると良いでしょうか。

ITの特性が生かすためにも、
次のような点を考慮してください。

・繰り返し同じ情報を生産しているところ
・大量の計算、複雑な計算が発生しているところ
・時間、場所の都合により情報の流れが滞っているところ
・可能な限り早いタイムスパンで情報を取得したいところ

いずれも、ITをうまく導入できれば、
業務を効率化できたら、素早い意思決定の役に立つところです。

低予算でシステム導入するために、まず考えておきたいことについて書きます。

中小零細企業で、何とかうちもシステム導入して
業務を効率化したいとお考えの経営者、システム担当者の方は
結構たくさんいらっしゃるかと思います。

まず、システム導入にあたってやらないでいただきたいのは
「大々的に業務全体を一気にシステム化すること」です。

大きなシステム導入をやろうとすると
次のような手順を踏んでいくことになります。

・経営戦略やIT戦略を明確化し、IT化計画に落し込む
・現状の業務フローとあるべき姿の業務フローを作成する
・システム導入の範囲を決め、要件を明確にする
・業者に見積依頼し、発注先を選定する
・システムを開発する
・作業担当者を教育する
・現状のデータを新システムに移行する
・テスト運用を経て、本番運用を開始する

これだけのことをやれる予算と体力があるなら
是非、やってください。

ただ、低予算に抑えないといけないし
システム導入に避ける人的要員もあまり…

という状態でしたら、こういったプロセスは避けた方が良いです。

ITシステムの活用の仕方は、大小様々です。

低予算に押さえて、極一部分に導入するだけでも
解決したい問題によっては十分に効果を発揮します。

まずは、
・紙に記入した値の集計が大変だ
・大量の書類から過去の資料を探すのに時間がかかっている
・何度も同じことをExcelやWordに記入している

といった現場レベルの困りごとを探して
限定的なシステム導入を検討するのが良いでしょう。

最初は低予算で導入し、システムとの付き合い方が慣れてきたら
もう少しだけ本格的なシステム導入を検討すれば良いです。

中小企業において本格的にシステム導入を検討する場合、
担当者を任命することになるかと思いますが、

システム担当者が「困ったことになるポイント」について説明します。

システム導入に失敗しないためにも、
特に中小企業において重要だと思われるポイントですので、
是非、今のうちに目を通しておいてください。

システム導入に伴う企業側の作業は、
特にその序盤において負担の高いものになります。

社内の業務の現状を分析したり、
どの辺をシステム化すれば効果が高くなるのか検討したり、
予算の調整、業者の選定など、沢山やるべきことがあります。

大企業だと専任でプロジェクトを起ち上げ、
複数のメンバーで分担することも可能でしょうが、
中小企業だと、なかなかそこまではできません。

専任の担当者を一人置ければ良い方で、
実際は通常の業務を兼務したまま、
システム導入も担当することになるのが殆どでしょう。

人的リソースが豊富に無い中小企業においては、
ある程度は仕方の無いことだと思います。

しかし、であるからこそ、システム導入の担当者が、
効率良く動けるようにサポートして欲しいと思います。

特に以下の点について考慮すると、
システム導入の担当者も動きやすくなると思います。

・定型業務などの代替可能な業務については、
　事務作業を担当する社員などにある程度肩代わりさせる。

・部署間の調整が必要なケースで利害が対立することもあるため、
　事前にシステム導入の目的をトップダウンで伝える。
　可能なら、繰り返し伝える。

特に後者は重要だと思います。

システム導入の担当者の地位や発言力が強い場合は大丈夫でしょうが、
そうでない場合は、部署間の利害が対立した時に調整に苦労します。

下手したら、各部署に配慮した結果、
玉虫色的な本来の目的を果たし得ないシステムになることも。

予め、システム導入の目的についてトップダウンで共有しておくことで、
利害が対立したときの、妥当で説得力のある判断基準ができます。

この辺りは中小企業の身軽さがメリットになりますので、
しっかりと、何を目的としたシステム導入なのか、
主要な幹部クラスの社員が共有できるようにしましょう。

中小企業にとってのIT予算の立て方について、ポイントを書きたいと思います。

中小企業の場合、次の2つの視点からIT予算の計画を立てると良いでしょう。

(1)現状の業務を滞らせないために、ITシステムを正常に稼働させ続けるための予算
(2)問題を解決・改善し、一段上のITシステムを構築するための予算

潤沢な予算があるわけではないでしょうから
メインの使い方は前者のものになりますが、かといって
後者を放置していては、ITシステムを企業の成長へと繋げるのは難しくなります。

IT予算の一部だけでも良いですので、少しずつ
問題を解決・改善しながら一段上のITシステムを目指したいところです。

それでは、一段上のITシステムを目指すなら
どういった観点でIT予算の計画を立てると良いのでしょうか？

ここでは3つのポイントをあげておきたいと思います。

1つ目は、低コストな代替サービスへの乗り換えです。

IT企業が提供しているサービスには
大抵、競合他者による代替サービスが存在します。

是非、今使っているサービスを他業者のものと比較検討してください。

中には、今と同じかそれ以上の質で
今より安いコストで使えるものがあるはずです。

初期導入費用で初年度は高くつく場合もありますが
3～5年のランニングコストでみれば安くなる、というケースもあります。

質が大して低下しない、あるいは低下しても実体上問題ないのであれば
低コストなサービスへ置き換えることは、積極的にやりたいところです。

2つ目は、現場の業務効率を低下させている
ボトルネックとなっている箇所の改善です。

現在のITシステムのまずさから効率を低下させていることもあれば
そもそもIT化されていないので効率が悪いとこともあるでしょう。

ITは道具です。

道具は、それがあることで便利になるから
今までできなかったことができるようになるから、使うものです。

業務効率の改善は、ITシステムの得意とする分野の1つですので
いきなり大々的な改善は無理でも、複数年かけながら
計画的に取り組んでいくことを検討してください。

3つ目は、意思決定の迅速化を目指す情報システムの構築です。

業務中に発生した情報を可能な限り早くデータ化し、共有・蓄積する。

そしてそれを必要なタイミングで必要な形で取り出し
意思決定の場面で利用する。

そんな情報システムを構築することができれば
企業の経営をしっかりとサポートできます。

先にあげた2つの改善が先になるかとは思いますが
可能ならばここまで考慮したIT予算を立てておきたいものです。

以上、前回と合わせて、IT予算の立て方についてお伝えしました。

中小企業にとってのIT予算の立て方について、ポイントを書きたいと思います。

中小企業であれば次の2つの視点から、IT予算の計画を立てると良いでしょう。

(1)現状の業務を滞らせないために、ITシステムを正常に稼働させ続けるための予算
(2)問題を解決・改善し、一段上のITシステムを構築するための予算

中小企業という前提立つとすれば、
残念ながら潤沢にIT関連予算があるわけではないでしょうから、
前者に6～8割の予算を割くことになるかと思います。

ですので、まずはそちらから取り上げていきます。

現状の業務を滞らせないために、
どういったところにIT予算を割くべきでしょうか。

まず、劣化からくるトラブルや効率低下に備える必要があります。

ITシステム関連の設備は、年々劣化していくものが多いです。

例えば、身近なところだと、社員の使用しているパソコンがあります。

予算が少ない場合、せいぜい新入社員のために購入するくらいで、
既に使っているパソコンを新しくする余裕はなかなか無いかもしれません。

そうなると
10年近く経過したパソコンを使い続けていることも珍しい事ではありません。
Windows7のPCであれば 発売日2009年10月から使用している。
延長サポート終了日2020年1月14日
買い替えのタイミングでもあります。

問題なく動き続けているなら良いのですが、
大抵は処理が非常に遅くなっていて、
WordやExcelを使うのも一苦労、ということもあります。

業務効率を著しく低下させている可能性があるんですね。

劣化だけでなく、故障というケースもあるでしょう。

昨今、パソコンは業務に欠かすことができない道具になっております。

最新型である必要はないですが、
ある程度の新陳代謝が進むように、年に全体の1割程度でも、
新規購入で入れ替えができるよう検討したいところです。

パソコンだけでなく、サーバーに関しても、
記憶装置（通常はハードディスク）が劣化し、故障することがあります。

何年経ったら必ず故障する、というわけではないのですが、
こういうのは突然起こるのが怖いところです。

ある程度、不足の事態に備えた予算を確保しておきたいところです。

設備以外にも、

・ソフトウェアのライセンス更新
・ベンダーのサポート期限切れ

といった点もIT予算の考慮に入れる必要があります。

サポート期限切れについては、
延長するのかどうか検討する余地はありますが、

ソフトウェアライセンスの更新は、
継続して使用するのであれば必須の予算となります。

グループウェアやウィルス対策ソフト等が、
ライセンス更新の代表的なものでしょうか。

あとは、月額契約やレンタル契約している設備・サービスの費用が、
業務を滞らせないために見込んでおくべきIT予算です。

企業によって細かな違いはあるかと思いますが、
基本的には以上のような考え方で良いかと思います。

今回は現状維持のためのIT予算の立て方、といったところでしたが、
次回は問題を解決して一段上のITシステムを構築する、
という視点からの予算の立て方をお伝えします。