システム化を事務処理統一のきっかけにする

システム化は社内の事務処理を統一するきっかけになります。

不思議なことですが、同じ事務処理にも関わらず、部署が変わると、
そのやり方や使用している書式などが異なるケースがあります。

例えば、予算執行の稟議にしても、
ある部署ではしっかりと精査されているが、
別の部署ではあいまいに処理されていたり。

稟議以外にも、

・勤怠管理
・有給の届出
・人事評価
・出張費管理

など様々な事務処理で同様のことが起こっているようです。

場合によっては、その部署の創意工夫の結果、
違ったやり方に落ち着いていることもありますので、
統一できていないことが必ずしも悪いわけではありません。

しかし、あまりにも瑣末なことが違っていたり、
全く独自のやり方を採用していたりすると、
部署異動の際などに、本質的ではない部分の再教育が必要となり、
あまり効率的とは言えません。

企業として、競争力に繋がる本質的な部分に注力するためにも、
定型的な事務処理などは、全社で統一し、
効率良く運用していく方が望ましいでしょう。

現在、各部署で事務処理が統一出来ていない場合は、
システム化はその統一のための1つのきっかけとなります。

事務処理をシステム化しようとすれば、

・どのような承認ルートなのか(ワークフロー)
・どのような書式を使うのか

をはっきりとさせなければなりません。
(システム化の内容にもよりますが)

もし、事務処理のシステム化を検討されているのであれば、
やり方や書式を統一する良い機会と言えるでしょう。

定型業務は可能な限り統一し、
システムによって自動化できるものは自動化し、
些末なことで足を引っ張られないようにしましょう!

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