事務作業を迅速化するためのITシステム活用のポイント

ITシステムによって事務作業を迅速化するポイントについて説明します。

ITシステムを上手く活用すれば
事務作業のネックを解消して迅速化できるだけでなく
従来は労力と時間の関係で諦めていたことも実現可能になります。

上手くITシステムを活用するためのポイントを解説します。

まず、ITシステムを使わない場合、
事務作業にどんなネックがあるのでしょうか?

よくありがちなのが、

・帳票Aの一部を帳票Bに転記しなくてはいけなくて、毎回手間がかかって仕方がない

・書類を作って他部署に回すのだけど、回した先の部署でも、その書類を見ながら、
 同じ情報を記述・入力しなくてはならない

・人の手によって転記するので、どうしても転記ミスや計算ミスなどが発生してしまう

といった問題です。

こういった問題をITシステムで解消することで、事務作業を迅速化することができます。

このようなケースでITシステムを導入する場合、まず企業の事務作業で必要となる業務データを一括で管理できるようにデータベース化します。

企業全体で共有するデータベースができると一度入力した情報が蓄積されますので
その情報を読み込むことで、いちいち何度も同じ情報を入力する必要がなくなります。

例え部署が違ったとしても同じデータベースを参照するITシステムがあれば片方が入力した情報をもう一方が瞬時に読み取ることができるようになりますので手で入力・記述するのに比べると、事務作業は圧倒的に迅速化されます。

計算などもITシステムで自動化できますので入力ミス・計算ミスなどのケアレスミスも防ぐことができます。

また、事務作業の迅速化だけでなく、これまで労力の関係で実現できていなかった
業務データの集計、分析も可能になります。

上手く情報を分析することができれば、

・週次や月次で事業の状況を把握できる

・今後の事業戦略を立案する際の参考にできる

・人事評価の参考データとして利用できる

といったように、大いに役に立つでしょう。

ITシステムを導入し、業務データが電子化されると単に事務作業を迅速化する以外にも情報を有効活用し、企業の成長を加速させることが可能となります。

数人規模で事業を運営している場合はともかく、企業がある程度の規模になってきたら是非、業務データのデータベース化を検討してみてください。

事務処理を効率化する低予算IT化、はじめの一歩

ITを使って事務処理の効率化を低予算で実現する方法をお伝えします。

システム導入というと、かなり大掛かりなものに聞こえてしまいますが、
もっと身近なところから少しずつIT化していくことも可能です。

中でも一番使い勝手が良いのが、マイクロソフトのExcelを使った方法でしょう。

上手く使えば、低予算で担当者レベルの事務処理を効率化することができます。
効率化だけでなく、不要なケアレスミスを防ぐことも可能です。

特に、今、紙の帳票を使って手作業で計算をしたり
複数の帳票間の整合性チェックを手動で行っている場合などには
かなり有効な手段だと思います。

例えば、勤怠表なども
1月分の時間内・時間外・深夜の労働時間などが自動で計算されれば
月々の締め処理が楽になるかと思います。

この程度であれば、Excelで勤怠表の書式を作り、計算式を埋め込むだけで完成です。

分かっている人がやれば、1時間もかからない作業でしょう。

また、専門家に頼まなくても少しコンピュータに詳しそうな人であれば、
本屋で入門書籍を買ってくれば、さほど時間はかからずにできるようになります。

単純すぎるほどの例ですが、
低予算で事務処理を効率化するための
最初の一歩だと言えます。

更に、VBAというExcelを自動操作するための仕組みを使えば、
もっと様々なことができるようになります。

・見積書や注文書、請求書を作成する
・月々の売上や経費を集計し、レポート化する
・複数の帳票にまたがって、互いの数値の整合性を自動チェックする

これらはほんの一例です。

アイデア次第で、本当に沢山のことが実現できます。

ただ、この辺りまでくると、
プログラミングをしなければなりませんので、
自信がなければ専門家にお願いするのが良いと思います。

それでも通常のシステム導入に比べれば、
かなりの低予算で事務処理を効率化できるでしょうから、
費用対効果も高いはずです。

さて一方で、Excelだけではなかなか上手くいかないケースもあります。

例えば、部署間でデータをやり取りしなければならない場合や、
顧客データなど複数の部署で共通して扱う情報がある場合、
大量のデータを蓄積・分析・集計する場合などです。

これらのケースでは、さすがにExcelでは力不足ですので本格的なシステム導入を計画してください。

Excelでできることは、
あくまで「一人の担当者に閉じた作業の効率化」と考えると
バランスが良いかと思います。

如何でしょうか。

IT化が少しは身近に感じられたでしょうか?

担当者レベルの事務処理であれば、
低予算あるいは無料で効率化出来ますので、
是非、検討してみてください。