ITシステムによって事務作業を迅速化するポイントについて説明します。
ITシステムを上手く活用すれば
事務作業のネックを解消して迅速化できるだけでなく
従来は労力と時間の関係で諦めていたことも実現可能になります。
上手くITシステムを活用するためのポイントを解説します。
まず、ITシステムを使わない場合、
事務作業にどんなネックがあるのでしょうか？
よくありがちなのが、
・帳票Aの一部を帳票Bに転記しなくてはいけなくて、毎回手間がかかって仕方がない
・書類を作って他部署に回すのだけど、回した先の部署でも、その書類を見ながら、
同じ情報を記述・入力しなくてはならない
・人の手によって転記するので、どうしても転記ミスや計算ミスなどが発生してしまう
といった問題です。
こういった問題をITシステムで解消することで、事務作業を迅速化することができます。
このようなケースでITシステムを導入する場合、まず企業の事務作業で必要となる業務データを一括で管理できるようにデータベース化します。
企業全体で共有するデータベースができると一度入力した情報が蓄積されますので
その情報を読み込むことで、いちいち何度も同じ情報を入力する必要がなくなります。
例え部署が違ったとしても同じデータベースを参照するITシステムがあれば片方が入力した情報をもう一方が瞬時に読み取ることができるようになりますので手で入力・記述するのに比べると、事務作業は圧倒的に迅速化されます。
計算などもITシステムで自動化できますので入力ミス・計算ミスなどのケアレスミスも防ぐことができます。
また、事務作業の迅速化だけでなく、これまで労力の関係で実現できていなかった
業務データの集計、分析も可能になります。
上手く情報を分析することができれば、
・週次や月次で事業の状況を把握できる
・今後の事業戦略を立案する際の参考にできる
・人事評価の参考データとして利用できる
といったように、大いに役に立つでしょう。
ITシステムを導入し、業務データが電子化されると単に事務作業を迅速化する以外にも情報を有効活用し、企業の成長を加速させることが可能となります。
数人規模で事業を運営している場合はともかく、企業がある程度の規模になってきたら是非、業務データのデータベース化を検討してみてください。