見えないもの、測定できないものは改善することはできません。
会社の業務も同じです。
IT導入などで業務を改善したいなら、まずは業務の可視化から。
■業務改善の戦略を練るために
戦略とは、あるべき姿（目標）と現状のギャップを、
どうやって埋めていくのかを決めることです。
業務を改善するのも、考え方は同じです。
現在の業務を、あるべき姿へと改善することになります。
ですから、まず着手すべきなのは、
現在の業務をしっかりと把握することなのです。
Excelの表でも、業務フローでも、付箋紙でも構いませんので、
とにかく現状の業務を見える化することから始めましょう。
現状把握とあるべき姿を決めること。
それがなければ、本当の問題や課題も見えてきません。
ただ、闇雲に改善してみた、ということにも成りかねません。
IT導入以前の問題ですので、しっかりと取り組んでください。
■何を見える化すべきか？
では、業務の現状を把握するために、
どんなものを見える化すればいいのでしょうか？
色々な手法はあるかと思いますが、
次のことを把握しておくと改善しやすくなるはずです。
・業務がスタートするきっかけ（Aさんに依頼された時、月末等）
・業務で利用する情報（Aさんから受け取った帳票等）
・業務からアウトプットされる情報（Bさんに集計表を渡す等）
・主な業務の内容
・誰が担当している業務か
・業務上の困りごと
■どういったところにITを導入すべきか？
では、実際に業務の改善方針を決める際、
どういったところにITを導入すると良いでしょうか。
ITの特性が生かすためにも、
次のような点を考慮してください。
・繰り返し同じ情報を生産しているところ
・大量の計算、複雑な計算が発生しているところ
・時間、場所の都合により情報の流れが滞っているところ
・可能な限り早いタイムスパンで情報を取得したいところ
いずれも、ITをうまく導入できれば、
業務を効率化できたら、素早い意思決定の役に立つところです。