見える化がIT導入による業務改善に繋がる

見えないもの、測定できないものは改善することはできません。
会社の業務も同じです。
IT導入などで業務を改善したいなら、まずは業務の可視化から。

■業務改善の戦略を練るために
戦略とは、あるべき姿(目標)と現状のギャップを、
どうやって埋めていくのかを決めることです。

業務を改善するのも、考え方は同じです。

現在の業務を、あるべき姿へと改善することになります。

ですから、まず着手すべきなのは、
現在の業務をしっかりと把握することなのです。

Excelの表でも、業務フローでも、付箋紙でも構いませんので、
とにかく現状の業務を見える化することから始めましょう。

現状把握とあるべき姿を決めること。

それがなければ、本当の問題や課題も見えてきません。

ただ、闇雲に改善してみた、ということにも成りかねません。

IT導入以前の問題ですので、しっかりと取り組んでください。

■何を見える化すべきか?
では、業務の現状を把握するために、
どんなものを見える化すればいいのでしょうか?

色々な手法はあるかと思いますが、
次のことを把握しておくと改善しやすくなるはずです。

・業務がスタートするきっかけ(Aさんに依頼された時、月末等)
・業務で利用する情報(Aさんから受け取った帳票等)
・業務からアウトプットされる情報(Bさんに集計表を渡す等)
・主な業務の内容
・誰が担当している業務か
・業務上の困りごと

■どういったところにITを導入すべきか?
では、実際に業務の改善方針を決める際、
どういったところにITを導入すると良いでしょうか。

ITの特性が生かすためにも、
次のような点を考慮してください。

・繰り返し同じ情報を生産しているところ
・大量の計算、複雑な計算が発生しているところ
・時間、場所の都合により情報の流れが滞っているところ
・可能な限り早いタイムスパンで情報を取得したいところ

いずれも、ITをうまく導入できれば、
業務を効率化できたら、素早い意思決定の役に立つところです。

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