低予算でシステム導入したい中小企業の最初の一歩

低予算でシステム導入するために、まず考えておきたいことについて書きます。

中小零細企業で、何とかうちもシステム導入して
業務を効率化したいとお考えの経営者、システム担当者の方は
結構たくさんいらっしゃるかと思います。

まず、システム導入にあたってやらないでいただきたいのは
「大々的に業務全体を一気にシステム化すること」です。

大きなシステム導入をやろうとすると
次のような手順を踏んでいくことになります。

・経営戦略やIT戦略を明確化し、IT化計画に落し込む
・現状の業務フローとあるべき姿の業務フローを作成する
・システム導入の範囲を決め、要件を明確にする
・業者に見積依頼し、発注先を選定する
・システムを開発する
・作業担当者を教育する
・現状のデータを新システムに移行する
・テスト運用を経て、本番運用を開始する

これだけのことをやれる予算と体力があるなら
是非、やってください。

ただ、低予算に抑えないといけないし
システム導入に避ける人的要員もあまり…

という状態でしたら、こういったプロセスは避けた方が良いです。

ITシステムの活用の仕方は、大小様々です。

低予算に押さえて、極一部分に導入するだけでも
解決したい問題によっては十分に効果を発揮します。

まずは、
・紙に記入した値の集計が大変だ
・大量の書類から過去の資料を探すのに時間がかかっている
・何度も同じことをExcelやWordに記入している

といった現場レベルの困りごとを探して
限定的なシステム導入を検討するのが良いでしょう。

最初は低予算で導入し、システムとの付き合い方が慣れてきたら
もう少しだけ本格的なシステム導入を検討すれば良いです。

ITを活用して顧客満足度を高める

ITを上手く活用することで
短期的にも長期的にも顧客満足度を高める原動力とすることが可能です。

もちろん、前提として
そもそも顧客に対してどのような姿勢で望むのか
という基本的な部分はあるのですが、、、

ITは、上手く活用できれば、顧客満足度を高めるための有効な道具となります。

■顧客が不満を持つケース

顧客が企業に対して不満を持つケースは多々ありますが
ITを活用して解消できそうなケースとして
次のようなものが考えられます。

・レスポンスが遅い
・情報が共有されておらず、何度も同じ説明をさせられる
・サービスや商品の価格が高い

■顧客へのレスポンス速度を改善する

情報共有のスピードが遅いために
顧客にレスポンスを返すのに時間がかかってしまうことがあります。

申請・承認に時間がかかったり
必要な情報を得るのに時間がかかったり

ITを活用すれば、情報の共有について時間と場所の制約が無くなります。

客先からすぐに見積の承認申請をし
それを閲覧した上司が出張先から承認する。
といったことは比較的簡単なことです。

あるいは、掲示板などを活用して、
営業担当者から技術部へ質問し、すぐに回答をもらう、
といったことも可能でしょう。

また、一度こういったやり取りがあった事自体が共有されれば
それを検索すれば事足りますので、次からいちいち質問する必要もありません。

■顧客情報を共有する

顧客情報の共有が徹底されていないと、

・同じ見込客に違う担当者から何度も営業の電話をかける
・顧客の問い合わせを他部署に回した際、顧客に同じ説明を何度もさせた
・担当者が不在で、返答することができなかった

といった問題が発生します。

これらは、ITが無くても密にコミュニケーションすることで、
ある程度は解消できる問題です。

しかし、ITを使えば、それがより簡単になります。

顧客管理システムを導入することで、
顧客情報や案件情報、やり取りの履歴、課題等を
分かりやすく共有することが可能です。

共有されたデータベースを見ながら対応することで
顧客側の負担を軽減することが可能でしょう。

■サービスや商品の価格を下げられる

ITを前提とした業務プロセスを設計することで、
時にコストと時間を大幅に削減することができます。

コストが削減できれば、当然利益率も上がるのですが
それを価格へ反映させて顧客満足度の向上に繋げることも可能です。

少し長期的な視点での改善になるかもしれませんが
地道に、そして継続的に業務効率を積み重ねていくと
結果として、他者が追随できないような質と価格を実現できることもあります。

ここにあげた以外にも、ITの活用の仕方は様々です。

是非、ITを顧客の満足度向上に繋げ、ライバルに差をつけましょう!

中小企業のシステム導入時における困りごと

中小企業において本格的にシステム導入を検討する場合、
担当者を任命することになるかと思いますが、

システム担当者が「困ったことになるポイント」について説明します。

システム導入に失敗しないためにも、
特に中小企業において重要だと思われるポイントですので、
是非、今のうちに目を通しておいてください。

システム導入に伴う企業側の作業は、
特にその序盤において負担の高いものになります。

社内の業務の現状を分析したり、
どの辺をシステム化すれば効果が高くなるのか検討したり、
予算の調整、業者の選定など、沢山やるべきことがあります。

大企業だと専任でプロジェクトを起ち上げ、
複数のメンバーで分担することも可能でしょうが、
中小企業だと、なかなかそこまではできません。

専任の担当者を一人置ければ良い方で、
実際は通常の業務を兼務したまま、
システム導入も担当することになるのが殆どでしょう。

人的リソースが豊富に無い中小企業においては、
ある程度は仕方の無いことだと思います。

しかし、であるからこそ、システム導入の担当者が、
効率良く動けるようにサポートして欲しいと思います。

特に以下の点について考慮すると、
システム導入の担当者も動きやすくなると思います。

・定型業務などの代替可能な業務については、
 事務作業を担当する社員などにある程度肩代わりさせる。

・部署間の調整が必要なケースで利害が対立することもあるため、
 事前にシステム導入の目的をトップダウンで伝える。
 可能なら、繰り返し伝える。

特に後者は重要だと思います。

システム導入の担当者の地位や発言力が強い場合は大丈夫でしょうが、
そうでない場合は、部署間の利害が対立した時に調整に苦労します。

下手したら、各部署に配慮した結果、
玉虫色的な本来の目的を果たし得ないシステムになることも。

予め、システム導入の目的についてトップダウンで共有しておくことで、
利害が対立したときの、妥当で説得力のある判断基準ができます。

この辺りは中小企業の身軽さがメリットになりますので、
しっかりと、何を目的としたシステム導入なのか、
主要な幹部クラスの社員が共有できるようにしましょう。