中小企業にとってのIT予算の立て方(1):現状の業務を滞らせないために

中小企業にとってのIT予算の立て方について、ポイントを書きたいと思います。

中小企業であれば次の2つの視点から、IT予算の計画を立てると良いでしょう。

(1)現状の業務を滞らせないために、ITシステムを正常に稼働させ続けるための予算
(2)問題を解決・改善し、一段上のITシステムを構築するための予算

中小企業という前提立つとすれば、
残念ながら潤沢にIT関連予算があるわけではないでしょうから、
前者に6~8割の予算を割くことになるかと思います。

ですので、まずはそちらから取り上げていきます。

現状の業務を滞らせないために、
どういったところにIT予算を割くべきでしょうか。

まず、劣化からくるトラブルや効率低下に備える必要があります。

ITシステム関連の設備は、年々劣化していくものが多いです。

例えば、身近なところだと、社員の使用しているパソコンがあります。

予算が少ない場合、せいぜい新入社員のために購入するくらいで、
既に使っているパソコンを新しくする余裕はなかなか無いかもしれません。

そうなると
10年近く経過したパソコンを使い続けていることも珍しい事ではありません。
Windows7のPCであれば 発売日2009年10月から使用している。
延長サポート終了日2020年1月14日
買い替えのタイミングでもあります。

問題なく動き続けているなら良いのですが、
大抵は処理が非常に遅くなっていて、
WordやExcelを使うのも一苦労、ということもあります。

業務効率を著しく低下させている可能性があるんですね。

劣化だけでなく、故障というケースもあるでしょう。

昨今、パソコンは業務に欠かすことができない道具になっております。

最新型である必要はないですが、
ある程度の新陳代謝が進むように、年に全体の1割程度でも、
新規購入で入れ替えができるよう検討したいところです。

パソコンだけでなく、サーバーに関しても、
記憶装置(通常はハードディスク)が劣化し、故障することがあります。

何年経ったら必ず故障する、というわけではないのですが、
こういうのは突然起こるのが怖いところです。

ある程度、不足の事態に備えた予算を確保しておきたいところです。

設備以外にも、

・ソフトウェアのライセンス更新
・ベンダーのサポート期限切れ

といった点もIT予算の考慮に入れる必要があります。

サポート期限切れについては、
延長するのかどうか検討する余地はありますが、

ソフトウェアライセンスの更新は、
継続して使用するのであれば必須の予算となります。

グループウェアやウィルス対策ソフト等が、
ライセンス更新の代表的なものでしょうか。

あとは、月額契約やレンタル契約している設備・サービスの費用が、
業務を滞らせないために見込んでおくべきIT予算です。

企業によって細かな違いはあるかと思いますが、
基本的には以上のような考え方で良いかと思います。

今回は現状維持のためのIT予算の立て方、といったところでしたが、
次回は問題を解決して一段上のITシステムを構築する、
という視点からの予算の立て方をお伝えします。

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