月別: 2018年6月

中小企業にとってのIT予算の立て方について、ポイントを書きたいと思います。

中小企業の場合、次の2つの視点からIT予算の計画を立てると良いでしょう。

(1)現状の業務を滞らせないために、ITシステムを正常に稼働させ続けるための予算
(2)問題を解決・改善し、一段上のITシステムを構築するための予算

潤沢な予算があるわけではないでしょうから
メインの使い方は前者のものになりますが、かといって
後者を放置していては、ITシステムを企業の成長へと繋げるのは難しくなります。

IT予算の一部だけでも良いですので、少しずつ
問題を解決・改善しながら一段上のITシステムを目指したいところです。

それでは、一段上のITシステムを目指すなら
どういった観点でIT予算の計画を立てると良いのでしょうか？

ここでは3つのポイントをあげておきたいと思います。

1つ目は、低コストな代替サービスへの乗り換えです。

IT企業が提供しているサービスには
大抵、競合他者による代替サービスが存在します。

是非、今使っているサービスを他業者のものと比較検討してください。

中には、今と同じかそれ以上の質で
今より安いコストで使えるものがあるはずです。

初期導入費用で初年度は高くつく場合もありますが
3～5年のランニングコストでみれば安くなる、というケースもあります。

質が大して低下しない、あるいは低下しても実体上問題ないのであれば
低コストなサービスへ置き換えることは、積極的にやりたいところです。

2つ目は、現場の業務効率を低下させている
ボトルネックとなっている箇所の改善です。

現在のITシステムのまずさから効率を低下させていることもあれば
そもそもIT化されていないので効率が悪いとこともあるでしょう。

ITは道具です。

道具は、それがあることで便利になるから
今までできなかったことができるようになるから、使うものです。

業務効率の改善は、ITシステムの得意とする分野の1つですので
いきなり大々的な改善は無理でも、複数年かけながら
計画的に取り組んでいくことを検討してください。

3つ目は、意思決定の迅速化を目指す情報システムの構築です。

業務中に発生した情報を可能な限り早くデータ化し、共有・蓄積する。

そしてそれを必要なタイミングで必要な形で取り出し
意思決定の場面で利用する。

そんな情報システムを構築することができれば
企業の経営をしっかりとサポートできます。

先にあげた2つの改善が先になるかとは思いますが
可能ならばここまで考慮したIT予算を立てておきたいものです。

以上、前回と合わせて、IT予算の立て方についてお伝えしました。

中小企業にとってのIT予算の立て方について、ポイントを書きたいと思います。

中小企業であれば次の2つの視点から、IT予算の計画を立てると良いでしょう。

(1)現状の業務を滞らせないために、ITシステムを正常に稼働させ続けるための予算
(2)問題を解決・改善し、一段上のITシステムを構築するための予算

中小企業という前提立つとすれば、
残念ながら潤沢にIT関連予算があるわけではないでしょうから、
前者に6～8割の予算を割くことになるかと思います。

ですので、まずはそちらから取り上げていきます。

現状の業務を滞らせないために、
どういったところにIT予算を割くべきでしょうか。

まず、劣化からくるトラブルや効率低下に備える必要があります。

ITシステム関連の設備は、年々劣化していくものが多いです。

例えば、身近なところだと、社員の使用しているパソコンがあります。

予算が少ない場合、せいぜい新入社員のために購入するくらいで、
既に使っているパソコンを新しくする余裕はなかなか無いかもしれません。

そうなると
10年近く経過したパソコンを使い続けていることも珍しい事ではありません。
Windows7のPCであれば 発売日2009年10月から使用している。
延長サポート終了日2020年1月14日
買い替えのタイミングでもあります。

問題なく動き続けているなら良いのですが、
大抵は処理が非常に遅くなっていて、
WordやExcelを使うのも一苦労、ということもあります。

業務効率を著しく低下させている可能性があるんですね。

劣化だけでなく、故障というケースもあるでしょう。

昨今、パソコンは業務に欠かすことができない道具になっております。

最新型である必要はないですが、
ある程度の新陳代謝が進むように、年に全体の1割程度でも、
新規購入で入れ替えができるよう検討したいところです。

パソコンだけでなく、サーバーに関しても、
記憶装置（通常はハードディスク）が劣化し、故障することがあります。

何年経ったら必ず故障する、というわけではないのですが、
こういうのは突然起こるのが怖いところです。

ある程度、不足の事態に備えた予算を確保しておきたいところです。

設備以外にも、

・ソフトウェアのライセンス更新
・ベンダーのサポート期限切れ

といった点もIT予算の考慮に入れる必要があります。

サポート期限切れについては、
延長するのかどうか検討する余地はありますが、

ソフトウェアライセンスの更新は、
継続して使用するのであれば必須の予算となります。

グループウェアやウィルス対策ソフト等が、
ライセンス更新の代表的なものでしょうか。

あとは、月額契約やレンタル契約している設備・サービスの費用が、
業務を滞らせないために見込んでおくべきIT予算です。

企業によって細かな違いはあるかと思いますが、
基本的には以上のような考え方で良いかと思います。

今回は現状維持のためのIT予算の立て方、といったところでしたが、
次回は問題を解決して一段上のITシステムを構築する、
という視点からの予算の立て方をお伝えします。